Die wichtigste Form, um Komplexität zu reduzieren, ist das gemeinsame Verständnis von Führungskräften und Mitarbeitern. Insofern bildet die visuelle Kommunikation die Basis für visuelles Management. Für das Erkennen und Beseitigen von Verschwendung ist daneben eine transparente Gestaltung der Prozesse notwendig. Hierbei sind alle Mitarbeiter aktiv in die Gestaltung der Prozesse mit einzubinden. Dabei ist es erforderlich, das Wissen über die Prozesse und den aktuellen Zustand jederzeit für alle Mitarbeiter sichtbar zu machen. Insofern stellt die Visualisierung ein wichtiges Instrument dar, wenn es darum geht, Prozesse transparent und stabil zu gestalten, so wie es ein schlanker Wertstrom erfordert. Auch wenn der Faktor Kommunikation in der Literatur nicht explizit als eine Form von Verschwendung beschrieben wird, hat sie doch einen erheblichen Einfluss auf die Unternehmung. Darüber hinaus ist es so, dass die manuelle Erfassung oder die regelmäßige Aktualisierung der Daten sowie die Visualisierung oftmals relativ viel Zeit in Anspruch nimmt. In vielen Unternehmen erfolgt die Datenaufbereitung überwiegend manuell.
Ein Board zu implementieren ist noch lange kein Selbstläufer. Auch hier spielt das „Führen vor Ort“ eine wichtige Rolle. Nach wie vor ist es so, dass in vielen Unternehmen die Daten manuell erhoben werden und unter „visuellem Management“ das Aufhängen von Informationen an einem Board verstanden wird. Darüber hinaus werden die Zahlen nicht zeitnah, sondern zum Teil Wochen später zur Verfügung gestellt.
Ein Board zu implementieren ist noch lange kein Selbstläufer. Auch hier spielt das „Führen vor Ort“ eine wichtige Rolle. Nach wie vor ist es so, dass in vielen Unternehmen die Daten manuell erhoben werden und unter „visuellem Management“ das Aufhängen von Informationen an einem Board verstanden wird. Darüber hinaus werden die Zahlen nicht zeitnah, sondern zum Teil Wochen später zur Verfügung gestellt.
Mit der Digitalisierung ergeben sich große Möglichkeiten für die Datenaufbereitung und Datendarstellung.
Ein strukturiertes visuelles Management erfordert jedoch nur einen geringen Zeitaufwand zur Ist-Erfassung und unterstützt die Führungskraft darin, schnell die Abweichungen zu erkennen und zu handeln.